Oleh : Ferdi Irwansyah*
Dalam kehidupan organisasi, semangat bergerak dan berinisiatif memang penting. Namun semangat tanpa mekanisme justru dapat menjadi sumber persoalan baru. Banyak organisasi mengalami konflik internal bukan karena kurangnya orang pintar atau kurangnya program kerja, tetapi karena adanya individu atau kelompok yang mengambil langkah sendiri tanpa koordinasi dengan pengurus maupun struktur organisasi yang sah.
Fenomena ini sering terjadi di berbagai organisasi sosial, keagamaan, kepemudaan, bahkan lembaga pendidikan. Ada anggota yang merasa memiliki niat baik, lalu melakukan komunikasi eksternal, mengambil keputusan, mengadakan kegiatan, atau menyampaikan sikap organisasi tanpa terlebih dahulu melalui mekanisme musyawarah dan koordinasi. Akibatnya, muncul dualisme informasi, kebingungan anggota, hingga rusaknya kepercayaan publik terhadap organisasi tersebut.
Padahal, organisasi yang sehat dibangun di atas sistem, bukan sekadar kehendak personal.
Profesionalisme organisasi mengharuskan setiap langkah dilewati melalui prosedur yang telah disepakati bersama. Mekanisme organisasi bukanlah penghambat gerakan, melainkan alat menjaga ketertiban, legitimasi, dan akuntabilitas.
Kajian tentang komunikasi organisasi menegaskan bahwa pengambilan keputusan merupakan unsur utama dalam menjaga stabilitas organisasi. (Rebekka Rismayanti) dalam jurnal Corporate Decision Making dalam Komunikasi Organisasi menjelaskan bahwa keputusan organisasi harus melalui proses komunikasi, partisipasi, dan aliran informasi yang jelas agar tercipta saling pengertian antar anggota organisasi.
Artinya, keputusan yang diambil sepihak tanpa komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman dan konflik internal. Dalam organisasi modern, prosedur dan koordinasi merupakan bagian dari etika profesional.
Namun demikian, persoalan lain juga sering muncul: pengurus organisasi kadang lambat merespons persoalan yang berkembang. Dalam kondisi seperti ini, organisasi tidak boleh berhenti bergerak hanya karena sebagian pengurus pasif atau tidak memberikan tanggapan. Di sinilah pentingnya mekanisme lanjutan yang tetap konstitusional dan profesional.
Jika pengurus telah melakukan koordinasi resmi melalui rapat, surat, grup komunikasi, ataupun forum organisasi tetapi tidak mendapatkan respons dalam waktu yang wajar, maka pengurus inti atau pihak yang memiliki kewenangan dapat mengambil langkah lanjutan berdasarkan mekanisme organisasi yang tersedia.
Salah satu metode yang relevan dalam era digital saat ini adalah penggunaan polling atau voting, baik secara online maupun offline.
Polling organisasi dapat menjadi instrumen demokratis untuk mengetahui sikap mayoritas anggota atau pengurus terhadap suatu persoalan. Yang terpenting, mekanisme tersebut dilakukan secara terbuka, terdokumentasi, memiliki batas waktu yang jelas, dan disampaikan kepada seluruh pihak terkait.
Dalam perspektif manajemen organisasi, partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan terbukti meningkatkan komitmen dan rasa tanggung jawab terhadap organisasi. Penelitian (Sendy Puspaatmaja dan Aryana Satrya) menunjukkan bahwa partisipasi dalam pengambilan keputusan memiliki pengaruh terhadap kepuasan kerja dan komitmen organisasi.
Dengan demikian, polling atau musyawarah partisipatif bukan hanya solusi teknis, tetapi juga bagian dari upaya membangun rasa memiliki terhadap organisasi. Sebaliknya, keputusan sepihak tanpa koordinasi justru akan memperbesar konflik peran dan menurunkan kepercayaan antar anggota.
Kajian empiris lain mengenai pengambilan keputusan partisipatif dalam organisasi komunitas menemukan bahwa lemahnya koordinasi dan ketidakjelasan delegasi tugas menyebabkan banyak agenda organisasi tidak menghasilkan keputusan yang efektif.
Penelitian (Paul W. Speer dan Allison Zippay) menunjukkan bahwa organisasi yang tidak konsisten menjalankan mekanisme koordinasi mengalami kegagalan dalam implementasi keputusan dan pembagian tanggung jawab.
Karena itu, organisasi perlu memahami bahwa profesionalisme bukan sekadar atribut formal, melainkan budaya kerja.
Setiap anggota harus menempatkan mekanisme organisasi di atas ego pribadi maupun kelompok. Tidak semua niat baik dapat dibenarkan apabila caranya menabrak aturan organisasi.
Dalam konteks organisasi sosial dan keagamaan, akhlak berjamaah juga menjadi bagian penting dari profesionalisme. Menghargai struktur, menjaga komunikasi, serta tidak melangkahi kewenangan merupakan bentuk kedewasaan berorganisasi. Kritik boleh disampaikan, gagasan boleh diajukan, bahkan perbedaan pandangan adalah hal biasa. Akan tetapi semua itu harus tetap berada dalam koridor adab organisasi.
Pengurus juga harus membuka ruang komunikasi yang sehat dan responsif. Sebab organisasi yang terlalu birokratis tanpa ruang dialog justru akan melahirkan gerakan-gerakan informal di luar mekanisme resmi. Oleh karena itu, keseimbangan antara disiplin organisasi dan partisipasi anggota menjadi kunci.
Pada akhirnya, organisasi akan dihormati bukan karena besarnya nama atau banyaknya anggota, tetapi karena kemampuannya menjaga tata kelola yang profesional. Organisasi yang kuat bukan organisasi yang bebas konflik, melainkan organisasi yang mampu menyelesaikan perbedaan melalui mekanisme yang benar.
Penulis: *) Mantan Ketum HMI Cabang Jember Komisariat Lumajang
